Une commande annulée à cause d’un chiffre mal saisi, un paiement bloqué par une faute de frappe ou un client perdu suite à une adresse erronée : ces situations sont fréquentes. Les erreurs de saisie de données paraissent mineures, mais leurs impacts sont bien réels pour l’entreprise. Comprendre ces erreurs et savoir les éviter est essentiel pour sécuriser vos flux d’information.
Les erreurs de frappe et de format
Un caractère manquant, une virgule au mauvais endroit ou un montant mal écrit peuvent invalider une facture ou fausser un contrat. Ces détails coûtent cher lorsqu’ils concernent des données financières ou juridiques.
- En bref : Une simple erreur de frappe peut retarder de 7 jours en moyenne le traitement d’une facture.
Les doublons dans les bases de données
Un contact enregistré deux fois entraîne des relances inutiles, une perte de temps pour vos commerciaux et une mauvaise image auprès des clients.
- Impact direct : Les doublons peuvent représenter jusqu’à 25 % des enregistrements dans certaines bases clients.
Les champs incomplets ou oubliés
Une offre sans date limite, un bon de commande sans numéro ou un CV sans coordonnées ralentissent le traitement et génèrent des allers-retours inutiles.
- Le point clé : Les omissions dans les champs augmentent de 40 % les délais de traitement administratif.
La mauvaise interprétation des documents manuscrits
Lire un “1” à la place d’un “7” ou confondre deux mots dans un formulaire manuscrit peut complètement modifier l’information. C’est un risque majeur dans les enquêtes ou les dossiers RH.
- Ce qu’il faut savoir : La lecture automatisée des formulaires manuscrits affiche en moyenne 15 % d’erreurs sans contrôle humain.
L’incohérence entre plusieurs fichiers
Quand chaque service travaille sur ses propres fichiers, des divergences apparaissent. Une adresse client mise à jour d’un côté mais pas de l’autre perturbe toute la relation commerciale.
- La réalité : 1 entreprise sur 2 subit des incohérences de données entre ses différents services.
Les conséquences directes pour l’entreprise
- Perte de temps à corriger les erreurs.
- Retards dans la facturation et les paiements.
- Décisions stratégiques faussées.
- Image de sérieux ternie auprès des partenaires.
- Pour l’entreprise : Les erreurs de saisie coûtent en moyenne 10 % du chiffre d’affaires annuel en pertes indirectes.
Comment réduire ces erreurs de saisie de données ?
Standardiser les formats
Des modèles communs pour les devis, contrats et rapports facilitent la saisie correcte et homogène.
Instaurer un double contrôle
La relecture par un second collaborateur réduit considérablement le taux d’erreurs.
Utiliser des outils adaptés
Un tableur n’est pas toujours suffisant. Les logiciels spécialisés aident à fiabiliser la saisie et à limiter les oublis.
Externaliser les tâches critiques
Un prestataire spécialisé garantit rapidité, précision et confidentialité, en particulier pour les gros volumes ou les données sensibles.
Transformer la saisie en levier de performance
Bien saisir dès le départ coûte toujours moins cher que corriger après coup. Des données fiables facilitent vos décisions et renforcent la confiance de vos clients.
Sécurisez vos informations et évitez les erreurs coûteuses en confiant vos projets de saisie de documents à Be Solutions.
