La productivité documentaire est un enjeu majeur pour les entreprises, qu’il s’agisse de PME ou de grands groupes. Chaque jour, des centaines de fichiers circulent, se modifient et s’archivent. Pourtant, de simples erreurs d’organisation ou des habitudes anciennes peuvent suffire à désorganiser tout un service.
Pour améliorer la performance globale, il faut repenser les méthodes de classement, les outils utilisés et la circulation de l’information au sein de l’équipe.
Un classement de fichiers mal structuré
Une mauvaise organisation documentaire est souvent la première cause de perte de temps. Des fichiers mal nommés, des dossiers multipliés sans logique et une absence de hiérarchie claire rendent la recherche fastidieuse.
Un collaborateur peut passer jusqu’à 20 % de son temps à chercher des informations, selon certaines études sur la gestion documentaire.
Adopter une nomenclature normalisée, des conventions de nommage et un dossier partagé entre services permet d’assurer une meilleure cohérence.
Astuce : formez vos équipes à une méthode commune et créez une charte interne de classement.
Une saisie manuelle lente et non optimisée
La saisie manuelle de données reste un point faible dans de nombreuses entreprises. Copier-coller des informations ou reformater des documents prend du temps et favorise les erreurs.
En externalisant la saisie documentaire, vous pouvez bénéficier :
- D’une automatisation partielle des flux d’information,
- D’un contrôle qualité renforcé,
- D’un gain de productivité immédiat.
Be Solutions, par exemple, accompagne les entreprises dans la saisie, la structuration et la mise en forme de leurs documents pour leur permettre de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des procédures internes inexistantes ou floues
Lorsqu’il n’existe pas de procédures uniformes de gestion documentaire, chaque service agit différemment. Les doublons se multiplient, les versions divergent, et la traçabilité devient impossible.
Mettre en place un processus standardisé avec des modèles de fichiers, un circuit de validation clair et une politique d’archivage centralisée assure une gestion fluide et une meilleure productivité documentaire.
Des validations et signatures encore trop longues
Les processus de validation papier ou les allers-retours par e-mail ralentissent la finalisation des documents.
La dématérialisation des signatures et la mise en place de workflows automatisés permettent de réduire considérablement ces délais.
Grâce à la signature électronique et aux circuits automatisés, chaque document suit un parcours défini, de la création à la validation, sans perte de temps.
Un stockage local risqué et peu collaboratif
Conserver les fichiers sur un ordinateur personnel empêche le travail collaboratif et met en péril la sécurité des données.
Un serveur partagé ou une solution cloud professionnelle permet un accès sécurisé, des sauvegardes automatiques et une meilleure visibilité pour tous.
Privilégiez des outils certifiés (Microsoft SharePoint, Google Workspace, ou solutions internes) pour garantir la confidentialité et la disponibilité des documents.
Une communication éparpillée autour des documents
Les échanges dispersés par e-mail, les discussions sur plusieurs canaux et les multiples versions d’un même fichier nuisent à la productivité.
Utilisez une plateforme collaborative unique (comme Teams, Notion ou une GED professionnelle) pour centraliser les échanges, les commentaires et les mises à jour.
Chaque collaborateur travaille alors sur la même version, en temps réel, sans confusion.
Un manque de formation à la gestion documentaire
Trop souvent négligée, la formation à la gestion documentaire a un impact direct sur la productivité.
Former vos équipes à l’utilisation des outils (GED, logiciels de saisie, plateformes cloud) permet d’éviter les erreurs récurrentes et d’améliorer la rapidité de traitement.
Un bon accompagnement garantit aussi une adoption plus rapide des nouvelles pratiques de travail.
Externaliser pour booster la productivité documentaire
Externaliser certaines tâches documentaires permet de déléguer la saisie, le tri ou la mise en forme à des spécialistes.
Chez Be Solutions, nos équipes gèrent vos documents avec méthode : de la saisie des données à la mise en page finale, tout est contrôlé et optimisé pour réduire les délais et les coûts internes.
Nos prestations s’adressent aux services administratifs, RH, comptables ou commerciaux souhaitant :
- Alléger leur charge quotidienne,
- Fiabiliser leurs données,
- Améliorer la circulation de l’information.
Adoptez une approche moderne et performante
La productivité documentaire repose sur trois piliers : la clarté, la collaboration et la technologie.
En repensant vos processus internes et en confiant vos tâches répétitives à un partenaire d’externalisation fiable, vous gagnez du temps et améliorez la qualité de vos données.
Contactez Be Solutions dès aujourd’hui pour découvrir nos services d’externalisation documentaire et simplifier la gestion de vos informations.
