Vous gérez chaque jour des documents à traiter, à classer ou à retranscrire ? Confiez la saisie à Be Solutions et gagnez un temps précieux sur vos tâches internes. Nous prenons en charge la saisie de tous types de documents professionnels, qu’ils soient papier, numériques ou scannés.
Types de documents à saisir
Notre équipe saisit vos documents selon leur nature, leur usage et leur complexité :
- Documents administratifs : courriers, rapports, comptes rendus, procès-verbaux
- Documents RH : fiches salariés, contrats internes, formulaires
- Documents commerciaux ou techniques : devis, bons de commande, tableaux Excel
- Notes internes, synthèses, fiches de suivi : à partir de brouillons ou de modèles
Chaque mission est adaptée à vos besoins : volume ponctuel, traitement récurrent ou urgence.
Formats de fichiers traités
Nous travaillons à partir de documents papier ou numériques, quel que soit leur format initial.
- Documents manuscrits ou dactylographiés
- Fichiers scannés : PDF, JPEG, PNG
- Fichiers bureautiques ou numériques : Word, Excel, Google Docs, Sheets
- Fichiers groupés : envois par ZIP, lien Cloud sécurisé, pièce jointe
Nous adaptons la méthode de saisie selon la lisibilité, la qualité des scans et vos exigences de restitution.
Déroulement de la prestation de saisie de documents
Chaque mission commence par une phase de cadrage rapide. Vous nous transmettez les fichiers, nous validons la méthode et les formats attendus.
- Analyse des documents reçus
- Saisie manuelle ou semi-automatique
- Mise en forme si nécessaire
- Contrôle qualité humain
- Livraison dans le format ou outil souhaité
Tous les fichiers sont traités dans un cadre sécurisé, avec le respect strict de la confidentialité et des procédures de protection des données.
Mise en forme et relecture : un rendu final professionnel
Au-delà de la saisie, nous assurons aussi la mise en forme de vos documents selon vos consignes : structuration des titres, tableaux, listes hiérarchisées, marges, en-têtes… Sur demande, une relecture complète peut être réalisée : orthographe, grammaire, ponctuation, typographie et lisibilité. Le rendu final est livré propre, structuré et immédiatement exploitable, dans le format souhaité.
Exemples concrets de la saisie de documents externalisée
Voici quelques cas concrets de missions d’externalisation de saisie de documents :
- Saisie de comptes rendus manuscrits pour un cabinet de conseil
- Traitement hebdomadaire de bons de commande scannés pour une entreprise de logistique
- Numérisation et transcription de formulaires RH pour un groupe multi-sites
- Reprise et structuration de données techniques depuis des tableaux Excel complexes
- Centralisation de rapports PDF en un seul document exploitable sous Word
Chaque projet est adapté aux spécificités du métier, aux contraintes de délai et aux formats souhaités. Vous bénéficiez d’un interlocuteur unique pour garantir la qualité et le suivi.
FAQ – Externalisation saisie de documents
Quels types de documents sont acceptés ?
Tous types de documents professionnels : administratifs, commerciaux, RH, techniques… y compris manuscrits lisibles ou scannés.
Quels formats de fichiers puis-je vous envoyer ?
Nous acceptons les formats courants (PDF, JPEG, Word, Excel, Google Docs, etc.), même en fichiers groupés (ZIP ou Cloud).
Et si mon document est flou ou manuscrit ?
Nous l’analysons d’abord. Si la lisibilité est suffisante, la saisie est prise en charge. Sinon, nous vous prévenons immédiatement.
Quel est le délai moyen de traitement ?
Cela dépend du volume et de la complexité. En moyenne, une mission standard est livrée sous 24 à 72 heures.
Combien coûte une prestation de saisie de documents ?
Le tarif varie selon le type de document, la quantité à saisir, les délais et les exigences de mise en page ou de correction. Un devis personnalisé est établi après analyse de votre demande.
Prêt à nous confier vos documents ? Obtenez une estimation gratuite en remplissant notre formulaire.
