Vos services produisent quotidiennement des courriers, rapports, formulaires ou comptes rendus à structurer ou à saisir ? Be Solutions propose un service de saisie externalisée de documents administratifs, pensé pour les professionnels confrontés à un volume important de contenu à formaliser.
Que ce soit pour retranscrire un document numérique mal formaté ou pour saisir des contenus à partir de documents sources non modifiables, la méthode appliquée garantit rigueur, clarté et conformité à vos consignes.
Une saisie de documents administratifs structurée et conforme
Les documents administratifs obéissent à des standards précis en matière de présentation, de hiérarchie de l’information et de lisibilité.
L’objectif est de produire des fichiers nets, bien organisés, directement exploitables dans vos processus internes.
Exemples de contenus administratifs à traiter
La saisie porte sur différents types de documents professionnels, qu’ils soient fournis en PDF, Word, Excel ou sous forme scannée.
Chaque format est pris en compte pour une retranscription fidèle, structurée et conforme à vos consignes.
- Des rapports (techniques, d’activité, de mission, RH)
- Des comptes rendus de réunions, comités ou assemblées
- Des procès-verbaux, bilans ou synthèses
- Des courriers internes ou externes à remettre au propre
- Des formulaires, grilles, tableaux ou relevés à structurer à partir de documents papier ou numériques
Chaque contenu est formaté selon vos modèles internes, avec une mise en page claire et une relecture systématique.
FAQ – Saisie de documents administratifs
Quels types de documents administratifs peuvent être saisis ?
La saisie concerne de nombreux supports, notamment : courriers, rapports, comptes rendus, procès-verbaux, bons de commande, formulaires papier, relevés, attestations ou dossiers internes. Ces documents peuvent être manuscrits, dactylographiés, scannés ou déjà numériques.
Quelles sont les exigences à respecter pour la saisie de documents officiels ?
Certains documents exigent une mise en page réglementaire, une numérotation, des mentions obligatoires ou une structuration précise (en-tête, signature, référence). Ces éléments peuvent être reproduits à l’identique ou adaptés selon des modèles fournis.
Pourquoi externaliser la saisie de documents administratifs ?
L’externalisation permet de gagner du temps sur les tâches répétitives, de fiabiliser les informations saisies, et de concentrer les équipes internes sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Elle offre également une meilleure régularité dans le traitement des volumes.
Comment transmettre les documents administratifs à saisir ?
Les fichiers peuvent être envoyés sous forme de scan (PDF, JPEG) ou directement au format bureautique (Word, Excel, etc.). La transmission se fait via e-mail, formulaire sécurisé ou plateforme d’échange de documents.
Quel format est utilisé pour la restitution des documents ?
Les documents finalisés sont livrés au format demandé : Word, Excel, PDF modifiable, Google Docs, ou tout autre format compatible avec l’environnement de travail du client. Une structuration sur-mesure peut être appliquée.
Quel est le tarif pour la saisie de documents administratifs ?
Le coût dépend du volume, du type de document, de la méthode de saisie (manuelle ou semi-automatique) et des exigences de mise en page. Un devis est établi selon les spécificités de la demande.
Besoin de déléguer la saisie de documents administratifs ? Prenez rendez-vous pour définir vos besoins et recevoir un devis personnalisé.
