Même numériques, vos documents peuvent être mal organisés, partiels ou non exploitables tels quels. Fusion de fichiers, mise en forme incohérente, tableaux désorganisés…La saisie de documents numériques consiste à reprendre ces contenus pour les rendre clairs, structurés et adaptés à vos usages internes.
Be Solutions prend en charge cette mission de manière rigoureuse, tout en s’adaptant à votre environnement de travail.
Quand externaliser la saisie de documents numériques ?
Ce service est utile lorsque vous devez :
- Reprendre des documents Word ou Google Docs mal formatés
- Uniformiser des fichiers transmis par plusieurs collaborateurs
- Restructurer des tableaux Excel désorganisés
- Transformer des contenus partiels en fichiers complets et utilisables
- Préparer des dossiers numériques pour archivage, diffusion ou export
Quels documents numériques pouvons-nous traiter ?
Nous intervenons sur tous les documents numériques courants, quel que soit leur état d’origine :
- Fchiers Word contenant des notes ou des textes bruts
- Tableurs Excel à réorganiser ou à mettre en forme
- Documents Google Docs ou Sheets à corriger ou compléter
- PDF modifiables à restructurer ou à réexploiter sous d’autres formats
- Contenus générés automatiquement, mais non utilisables en l’état
Notre méthode de travail pour la saisie numérique
Chaque mission débute par une analyse rapide des fichiers à reprendre. Selon la structure, le volume et les consignes, nous appliquons une méthode adaptée :
- Reprise et harmonisation manuelle de la mise en page
- Création ou restructuration de tableaux et listes
- Correction des doublons, des ruptures de hiérarchie ou des incohérences
- Ajout de titres, de sections, de sommaires ou de mises en forme spécifiques
- Livraison dans le format souhaité : Word, Excel, Google Docs…
Exemples concrets de missions de saisie numérique
Les clients font appel à un prestataire externe pour :
- Uniformiser un lot de comptes rendus ou de documents RH
- Remettre en forme des présentations de projet pour validation interne
- Fusionner plusieurs fichiers clients ou commerciaux en un seul
- Standardiser des fiches produit ou supports de formation
- Convertir des rapports Word mal formatés en fichiers prêts à diffuser
Formats de documents numériques traités
Nous travaillons à partir de :
- Fichiers bureautiques (Word, Excel, Google Docs, Google Sheets, ODT, CSV…)
- Documents numériques dont la structuration à améliorer
- Fichiers hybrides : textes bruts, tableaux partiels, dossiers multi-auteurs
FAQ – Saisie de documents numériques
Saisir des documents numériques, c’est quoi ?
Il s’agit de reprendre, structurer ou corriger des fichiers déjà existants au format Word, Excel, Google Docs ou PDF modifiables. Cette saisie rend les documents exploitables, clairs et prêts à être utilisés dans un cadre professionnel.
Qu’est-ce qu’une saisie numérique ?
La saisie numérique consiste à enregistrer des informations dans un format informatique, soit en partant de zéro, soit à partir de contenus bruts ou désorganisés. Cela inclut aussi la mise en forme, la correction ou l’organisation des données dans des outils numériques.
Quels sont les types de saisie en informatique ?
On distingue principalement :
La saisie de données brutes (formulaires, tableaux);
La saisie de texte (rapports, notes, documents);
L saisie structurée (dossiers organisés, modèles types);
La saisie de documents numérisés (scans, PDF).
Quels sont les différents types de documents numériques ?
Il peut s’agir de fichiers bureautiques classiques (Word, Excel, Google Docs), de PDF modifiables, de contenus générés par des outils (CRM, formulaires en ligne), ou de documents partagés sur le Cloud qui nécessitant une restructuration.
Pourquoi externaliser la saisie de documents numériques ?
Externaliser permet de gagner du temps, d’assurer une structuration uniforme et d’éviter les erreurs internes.
Be Solutions vous livre des fichiers professionnels, harmonisés et conformes à vos standards, quel que soit le volume à traiter.
