La saisie manuelle de factures mobilise du temps sur une tâche indispensable mais répétitive. Lorsque les documents s’accumulent ou arrivent quotidiennement, leur traitement peut rapidement ralentir les équipes administratives.
Be Solutions prend en charge la saisie de vos factures à partir de PDF, scans, images ou documents numériques. Les informations dont vous avez besoin sont extraites, contrôlées selon vos consignes puis restituées dans le fichier ou l’outil prévu.
Notre intervention concerne la saisie et le traitement des données présentes sur les factures. Elle ne comprend pas la validation comptable, l’imputation des écritures ou les missions relevant de votre service comptable ou de votre expert-comptable.
Vous avez plusieurs dizaines, centaines ou milliers de factures à saisir ? Transmettez-nous un échantillon pour obtenir une estimation adaptée à votre volume.
Quelles données pouvons-nous saisir à partir de vos factures ?
Une facture contient de nombreuses informations qui doivent parfois être reprises manuellement dans un tableau, une base de données ou un logiciel métier.
Selon vos besoins, Be Solutions peut notamment saisir :
- le nom ou la raison sociale du fournisseur ou du client ;
- le numéro de facture ;
- la date d’émission ;
- la date d’échéance ;
- la référence fournisseur ;
- le numéro de commande ;
- les montants HT indiqués ;
- les montants de TVA présents sur le document ;
- le montant TTC ;
- la devise ;
- les références produits ou services ;
- les informations nécessaires à votre propre processus administratif.
La liste des champs à récupérer est définie avant le lancement de la production.
Notre équipe ne détermine pas les informations comptables à votre place. Elle applique les règles et procédures que vous avez préalablement définies.
Quels types de factures peuvent être traités ?
Nous pouvons intervenir sur différents formats de documents : factures fournisseurs, factures clients, factures PDF, scans de factures papier, documents issus d’un outil de gestion ou fichiers provenant d’archives numériques.
La prestation peut également concerner des avoirs, justificatifs ou documents liés à une facture lorsque leur traitement repose sur une méthode clairement définie.
Les documents peuvent être transmis par lots ou selon un flux régulier.
Cette flexibilité permet de répondre aussi bien à un besoin ponctuel de rattrapage qu’à une mission récurrente.
Comment fonctionne une mission de saisie de factures ?
Avant le démarrage, nous définissons avec vous les règles de traitement.
Vous nous transmettez quelques factures représentatives ainsi qu’un exemple du résultat attendu.
Nous identifions ensemble les champs à saisir, les règles de présentation, le format de restitution, les contrôles à réaliser et les éventuelles particularités de vos documents.
Une phase test peut être mise en place afin de valider le processus avant le traitement d’un volume plus important.
Une fois la procédure validée, les factures sont réparties au sein de notre équipe de production et traitées selon les consignes établies.
Un contrôle est effectué avant la livraison afin de vérifier le respect du format et des règles convenues.
Où les données saisies sont-elles restituées ?
Be Solutions adapte la livraison à votre organisation.
Les informations peuvent notamment être saisies dans :
Excel, CSV, Google Sheets, fichiers structurés ou certaines interfaces et logiciels métiers lorsque les modalités d’accès permettent une intervention directe.
Nous pouvons également respecter un modèle de fichier existant afin que les données soient directement exploitables par votre équipe.
L’objectif est d’éviter une nouvelle ressaisie après notre intervention.
Peut-on externaliser la saisie de factures fournisseurs ?
Oui.
Les factures fournisseurs représentent souvent une part importante des documents administratifs à traiter.
Be Solutions peut récupérer les informations présentes sur chaque facture et les reporter dans l’environnement défini avec votre entreprise.
Pour des besoins plus larges, comprenant par exemple le contrôle de présence de certains éléments, la détection de doublons ou le classement des factures selon un processus déterminé, nous pouvons également mettre en place une prestation de traitement des factures fournisseurs.
Quelle différence entre OCR et saisie humaine ?
Les outils OCR permettent aujourd’hui d’automatiser une partie de l’extraction des informations présentes sur les documents.
Ils sont particulièrement intéressants pour des factures homogènes et bien structurées.
Mais selon la qualité des documents, la diversité des modèles ou les informations recherchées, une vérification humaine peut rester nécessaire.
Be Solutions peut intervenir sur des workflows combinant automatisation et contrôle humain afin de vérifier, corriger ou compléter les informations extraites.
Pour des documents complexes ou très variables, la saisie manuelle reste également une solution pertinente.
Pourquoi externaliser la saisie de factures ?
L’externalisation permet de réserver le temps de vos équipes internes aux opérations nécessitant leur connaissance du métier ou leur capacité de décision.
La saisie répétitive peut être confiée à une équipe spécialisée travaillant selon une procédure définie.
Be Solutions dispose d’une équipe de production internalisée à Madagascar et accompagne depuis plus de 10 ans des entreprises ayant des besoins de saisie et de traitement de données.
La mission peut être ponctuelle ou récurrente et évoluer en fonction de vos volumes.
Vous gardez la maîtrise de vos règles et de votre processus tandis que nos équipes prennent en charge l’exécution des tâches de saisie.
Saisie de factures ou saisie comptable : quelle différence ?
La saisie de factures proposée par Be Solutions correspond à la récupération des informations présentes sur les documents et à leur intégration dans le support défini avec le client.
Nous ne réalisons pas la tenue de la comptabilité.
Be Solutions n’effectue pas de détermination autonome des comptes comptables, de validation des écritures, de révision des comptes ou de déclarations fiscales.
Ces opérations restent sous la responsabilité de l’entreprise et des professionnels compétents.
Notre rôle consiste à préparer et structurer les données afin de réduire les tâches manuelles réalisées en amont.
Comment obtenir un tarif pour la saisie de vos factures ?
Le coût dépend notamment du volume de documents, du nombre de champs à saisir, de la lisibilité des factures, du niveau de contrôle demandé, du format de restitution et de la fréquence de la mission.
Un échantillon permet généralement d’évaluer rapidement le temps nécessaire au traitement.
Envoyez-nous quelques factures représentatives et indiquez-nous le volume mensuel à traiter. Nous pourrons vous proposer une organisation et un tarif adaptés.
FAQ – Saisie de factures externalisée
Pouvez-vous traiter plusieurs formats de factures ?
Oui. Nous pouvons travailler à partir de PDF, scans, images et différents documents numériques, sous réserve que les informations nécessaires soient suffisamment lisibles.
Pouvez-vous saisir directement les factures dans notre logiciel ?
Cela peut être possible selon l’outil, les accès disponibles et les règles de sécurité définies avec votre entreprise. Le processus est validé avant le démarrage.
Traitez-vous aussi les factures fournisseurs ?
Oui. Les factures fournisseurs peuvent être saisies individuellement ou intégrées dans un processus plus large de traitement documentaire.
Pouvez-vous travailler chaque semaine ou chaque mois ?
Oui. La prestation peut être ponctuelle ou récurrente. La fréquence des lots et les délais sont définis selon votre organisation.
Be Solutions réalise-t-elle les écritures comptables ?
Non. Notre prestation porte sur la saisie et le traitement des données contenues dans les documents. La validation et le traitement comptables restent assurés par votre entreprise ou son professionnel comptable.
