La saisie de données reste une étape incontournable dans le traitement de l’information. Cependant, elle mobilise souvent beaucoup d’énergie pour peu de valeur ajoutée directe. Entre volumes croissants, rigueur nécessaire et contraintes de délai, de nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui d’externaliser cette fonction afin de gagner en efficacité et en souplesse.
Mais dans quels cas ce choix est-il réellement avantageux ? Quels bénéfices en attendre ? Et comment sécuriser le partenariat ?
Voici les clés pour évaluer objectivement la pertinence de l’externalisation dans votre contexte.
Pourquoi externaliser la saisie de données ?
Externaliser, c’est avant tout reprendre le contrôle de son temps. La saisie exige minutie, constance et vérification. Autant d’heures qui peuvent être réinvesties dans des missions stratégiques (pilotage, relation client, développement produit…).
En déléguant cette tâche à un prestataire spécialisé, l’entreprise :
- Se recentre sur son cœur d’activité,
- Bénéficie de processus maîtrisés et de contrôles qualité intégrés,
- Profite d’un traitement plus rapide, homogène et conforme aux standards réglementaires.
Externaliser cette fonction permet à une entreprise de se concentrer sur son cœur d’activité, tout en garantissant un traitement fiable, rapide et conforme aux attentes.
👉 Pour mieux estimer l’investissement nécessaire et comprendre les tarifs pratiqués, consultez notre guide détaillé : Combien coûte l’externalisation de la saisie ?
Quels sont les cas typiques d’externalisation ?
L’externalisation est particulièrement pertinente dans les situations suivantes :
- Volumétrie importante de documents à traiter,
- Ressources internes limitées (en personnel, en temps ou en expertise),
- Besoin de flexibilité ponctuelle (période fiscale, inventaires, enquêtes, etc.),
- Projets qui nécessitent un traitement en masse (archivage, migration de données…),
- Recherche d’optimisation des coûts (pas de recrutement, pas d’outil à acquérir).
Les avantages concrets de l’externalisation
Faire appel à un prestataire de saisie permet généralement de :
- Bénéficier de ressources expertes,
- Accéder à des outils professionnels (OCR, automatisation…),
- Assurer un cadre sécurisé et conforme (RGPD, confidentialité),
- Réduire les délais de traitement,
- Ajuster la charge selon les besoins, sans engagement long terme.
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Les risques et points de vigilance
Comme toute délégation, l’externalisation demande un cadrage clair. Il est essentiel de :
- Définir les formats attendus,
- Fixer des délais précis (SLA),
- Encadrer les conditions de sécurité et de confidentialité,
- Valider les process de contrôle qualité.
Le choix du prestataire est donc stratégique. Il doit combiner fiabilité, transparence et adaptabilité.
👉 En savoir plus : Externalisation en offshore : avantages et risques
Pour quel type d’organisation est-ce pertinent ?
- Les PME y trouvent un levier d’efficacité sans alourdir leur structure.
- Les grands groupes externalisent souvent une partie des flux pour fluidifier la charge entre services ou sites.
- Les secteurs publics ou réglementés externalisent sous conditions encadrées pour respecter les normes (notamment RGPD, conservation d’archives…).
L’externalisation de la saisie de données n’est pas une solution universelle. Elle répond efficacement à des problématiques concrètes de charge, de délai et de qualité.
Elle offre un cadre souple et performant pour les structures qui souhaitent gagner en efficacité sans mobiliser leurs équipes sur des tâches répétitives.
Le bon équilibre ? Un prestataire mixte, combinant capacité offshore et pilotage francophone, avec une exigence constante sur la qualité des données.
À découvrir
- Les différents types de saisie de données
- Outils et logiciels pour la saisie de données
- Sécurité et confidentialité dans la saisie de données
- Le métier d’opérateur de saisie : rôle, missions, conditions
- Automatiser la saisie de données : méthodes et outils
- Comment assurer la qualité des données saisies ?
