De nombreuses entreprises gèrent encore leurs fichiers clients sous Excel. Simple, flexible et accessible, cet outil est souvent privilégié…, mais rarement sécurisé.
Pourtant, une fuite de données, une erreur de manipulation ou une violation du RGPD peuvent coûter cher.
Voici les meilleures pratiques pour sécuriser vos fichiers Excel qui contiennent des données sensibles.
Quels sont les risques liés à l’usage d’Excel pour les données clients ?
Même si Excel est largement utilisé, il n’est pas conçu comme un outil sécurisé pour la gestion de données personnelles. Les risques sont réels :
- Fuite de données par envoi accidentel : Envoi d’un fichier non anonymisé par email, version erronée, oubli de filtre…
- Accès non maîtrisé : Aucun contrôle précis sur les droits utilisateurs. Pas de gestion des rôles ou d’audit de consultation.
- Fichiers copiés ou mal archivés : Multiplication des versions qui rend difficile l’identification du document à jour ou conforme.
- Manque de chiffrement natif : Les mots de passe Excel sont faciles à contourner. Sans chiffrement fort, les données restent exposées.
- Non-conformité RGPD : Excel seul ne permet pas de prouver la traçabilité, la limitation des accès ou la durée de conservation des données.
Quelles sont les bonnes pratiques pour sécuriser vos fichiers Excel ?
Voici les actions prioritaires à mettre en place immédiatement :
| Bonne pratique | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Protéger les fichiers par mot de passe (avec chiffrement AES) | Empêche l’accès non autorisé en cas de vol |
| Limiter les accès à un dossier partagé sécurisé (Drive, SharePoint…) | Evite les envois par mail et les copies locales |
| Anonymiser les fichiers en cas de partage externe | Supprimer nom, email, numéro client si non nécessaires |
| Utiliser un modèle de nommage et un suivi des versions | Savoir qui modifie quoi, et quand |
| Ne jamais stocker de données sensibles sur poste local non sécurisé | Privilégier un serveur central avec sauvegarde |
| Activer la validation de données (menus déroulants, formats contrôlés) | Réduit les erreurs de saisie, facilite la fiabilité |
| Auditer régulièrement les fichiers et leurs accès | Permet de corriger les mauvaises pratiques |
Externaliser le traitement des fichiers client : une alternative plus sûre ?
Vous traitez des fichiers complexes contenant des données personnelles ? Vous êtes soumis à une obligation de confidentialité ou à un audit RGPD ?
Dans ce cas, confier la gestion de vos fichiers clients à un prestataire spécialisé peut vous apporter :
- Un traitement conforme (traçabilité, chiffrement, confidentialité)
- Des formats de restitution sécurisés (PDF signés, exports verrouillés…)
- Un archivage normé, avec une durée de conservation maîtrisée
- Un nettoyage ou un enrichissement des fichiers sans compromettre la sécurité
👉 Garantir la sécurité de vos fichiers clients, c’est possible avec une solution de traitement externalisée, conforme RGPD, et pilotée par des experts.
Excel peut encore être utilisé comme outil de gestion, mais il ne doit pas devenir un point faible en matière de sécurité.
En appliquant quelques règles strictes, vous limitez les risques. Et si le volume ou la sensibilité des données augmente, l’externalisation devient la solution la plus fiable pour concilier efficacité, conformité et tranquillité d’esprit.
Consultez notre dossier : Sécurité et confidentialité dans la saisie de données
