La saisie de données personnelles (nom, adresse, téléphone, informations de santé ou bancaires…) est une opération sensible, encadrée par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Vous saisissiez ces données en interne ou via un prestataire externe ? Vous avez des obligations légales précises à respecter.
Voici un récapitulatif clair pour rester conforme et éviter les risques juridiques.
Quelles données sont concernées par le RGPD lors de la saisie ?
Le RGPD s’applique à toute donnée qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement :
- Données d’identification : nom, prénom, adresse postale ou IP
- Données professionnelles : email, téléphone, fonction
- Données sensibles : santé, religion, opinions, situation sociale
- Données comportementales : historique de navigation, achats, préférences
💡 Même un simple formulaire papier, une base Excel ou une fiche client sont concernés dès qu’ils contiennent des informations personnelles.
Quelles sont vos principales obligations lors de la saisie ?
- Informer les personnes : précisez pourquoi vous collectez ces données, comment elles seront utilisées, et pendant combien de temps elles seront conservées.
- Obtenir un consentement explicite si nécessaire : En cas de traitement non contractuel ou marketing, le consentement libre et éclairé est requis (case à cocher, preuve de l’acceptation…).
- Limiter la collecte : Ne collectez que les données strictement nécessaires au traitement. C’est le principe de minimisation.
- Sécuriser le traitement : Accès restreint, chiffrement, anonymisation éventuelle, mots de passe sécurisés… La saisie ne doit pas exposer les données à un risque.
- Tracer les actions : Il doit être possible de prouver à tout moment ce qui a été saisi, par qui, quand, et à quelle fin.
- Encadrer les prestataires externes : Si vous externalisez la saisie, vous êtes responsable du traitement et devez vous assurer que le sous-traitant respecte également le RGPD.
Comment fiabiliser la saisie de données personnelles tout en restant conforme ?
Voici les bonnes pratiques à mettre en place ou à exiger de votre prestataire :
| Bonne pratique | Objectif |
|---|---|
| Formulaires normalisés | Réduire les erreurs et les oublis |
| Double saisie ou validation croisée | Améliorer l’exactitude des données |
| Formation des opérateurs | Sensibiliser aux données sensibles |
| Journalisation des accès et actions | Tracer les opérations |
| Traitement sur serveurs sécurisés | Prévenir les fuites ou vols de données |
| Clauses RGPD dans les contrats | Responsabiliser chaque acteur |
👉 Respecter le RGPD avec notre service de traitement, c’est possible grâce à des protocoles stricts, des outils conformes, et une traçabilité complète de chaque saisie.
Saisir des données personnelles implique une responsabilité légale importante. Le RGPD n’interdit pas la collecte, mais impose une rigueur dans la manière dont les données sont saisies, stockées et utilisées.
Externaliser cette tâche ne vous décharge en rien de vos obligations. Avec un partenaire certifié et transparent, cette délégation peut devenir un atout pour renforcer la sécurité et la conformité de vos traitements.
Consultez notre page dédiée : Sécurité et confidentialité dans la saisie de données
