Factures fournisseurs, factures clients, justificatifs, notes de frais ou bons de commande : les entreprises reçoivent chaque mois de nombreux documents dont les informations doivent être récupérées, vérifiées et structurées avant de pouvoir être exploitées.
Be Solutions prend en charge la saisie de vos documents comptables et financiers à partir de fichiers PDF, scans, images ou documents numériques. Les données sont extraites selon vos consignes puis intégrées dans le fichier, la base de données ou l’outil que vous utilisez.
Notre intervention porte sur le traitement administratif et la saisie des données contenues dans les documents. Elle ne comprend pas la tenue de la comptabilité, l’imputation comptable, la révision des comptes ou les missions relevant de votre expert-comptable ou professionnel agréé.
Vous avez un volume de documents comptables à traiter chaque semaine ou chaque mois ? Confiez-nous un premier lot pour évaluer votre besoin et définir une méthode de traitement adaptée.
Qu’est-ce que la saisie externalisée de documents comptables ?
La saisie de documents comptables consiste à récupérer les informations présentes sur des pièces utilisées par les services administratifs et comptables afin de les transformer en données structurées.
Une facture reçue au format PDF contient par exemple un fournisseur, une référence, une date, une échéance et différents montants. Ces informations peuvent devoir être reprises dans un tableau, une base de données, un ERP ou une interface métier.
Lorsque plusieurs dizaines, centaines ou milliers de documents doivent être traités, cette opération devient rapidement chronophage.
L’externalisation permet de confier cette partie répétitive du processus à une équipe dédiée, tout en conservant en interne la validation et les opérations comptables proprement dites.
Be Solutions intervient ainsi en amont du travail comptable, pour préparer des données propres, organisées et directement exploitables par vos équipes.
Quels documents comptables pouvez-vous nous confier ?
Nous adaptons la méthode de saisie à la nature des pièces transmises et aux informations que vous souhaitez récupérer.
Nous pouvons notamment traiter :
- factures fournisseurs et factures clients ;
- reçus, tickets et justificatifs de dépenses ;
- notes de frais et pièces justificatives associées ;
- bons de commande et bons de livraison ;
- avoirs et documents commerciaux liés à une facture ;
- tableaux de suivi administratif ou financier ;
- documents PDF, scans ou archives contenant des données à reprendre ;
- fichiers contenant des informations à contrôler, compléter ou restructurer.
Le périmètre est défini avant le démarrage de la mission. Vous indiquez les documents concernés, les champs à récupérer, les règles de saisie et le format attendu.
Nous pouvons ainsi traiter aussi bien un besoin ponctuel de reprise de données qu’un flux régulier de documents à saisir chaque semaine ou chaque mois.
Quelles informations peuvent être extraites de vos factures et justificatifs ?
Le contenu à récupérer dépend entièrement de votre processus interne.
Pour une facture, la saisie peut par exemple porter sur le nom du fournisseur, son numéro ou sa référence interne, le numéro de facture, la date d’émission, la date d’échéance, le numéro de commande, les montants HT, la TVA indiquée sur le document, le montant TTC, la devise ou encore certaines références présentes sur la pièce.
Be Solutions ne détermine pas à votre place le traitement comptable à appliquer. Les informations sont saisies telles qu’elles figurent sur les documents et selon les règles que vous avez définies.
Cette distinction permet d’intégrer notre prestation dans le workflow existant de votre entreprise sans remplacer votre service comptable ou votre expert-comptable.
Comment se déroule l’externalisation de la saisie ?
Chaque projet commence par un cadrage.
Vous nous transmettez un échantillon de documents ainsi que les informations que vous souhaitez récupérer. Nous définissons ensemble les champs, les formats, les règles de nommage, les éventuels contrôles à effectuer et le support de restitution.
Une phase test permet ensuite de vérifier que la méthode correspond bien à votre besoin.
Une fois le processus validé, notre équipe prend en charge la production. Les documents sont traités selon les consignes établies et un contrôle qualité est réalisé avant livraison.
Pour les missions récurrentes, le fonctionnement peut être organisé par lots quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. La méthode peut également être ajustée si vos volumes ou vos besoins évoluent.
Dans quels fichiers ou outils les données peuvent-elles être saisies ?
L’objectif n’est pas simplement de transformer une facture PDF en un autre document.
Les données doivent arriver au bon endroit et dans le bon format.
Selon votre organisation, Be Solutions peut restituer les informations dans un fichier Excel, CSV ou Google Sheets, dans un fichier structuré selon un modèle fourni ou directement dans certaines interfaces et logiciels métiers lorsque les accès et procédures le permettent.
Nos équipes travaillent déjà sur des missions nécessitant l’intégration de données directement dans les outils de nos clients.
Avant le lancement, nous définissons donc précisément le format d’entrée, le format de sortie et les éventuelles règles de contrôle.
Peut-on externaliser un volume important de factures ?
Oui. C’est justement lorsqu’un volume important ou récurrent doit être traité que l’externalisation prend tout son intérêt.
Une entreprise peut par exemple connaître une augmentation ponctuelle du nombre de documents à saisir, accumuler un retard de traitement ou recevoir chaque mois un flux stable de pièces nécessitant une reprise manuelle.
Au lieu de mobiliser les collaborateurs internes sur ces opérations répétitives, une équipe externe peut absorber la charge selon une procédure préalablement définie.
Be Solutions adapte l’organisation de l’équipe au volume, à la fréquence des arrivées et aux délais attendus.
Pour les projets importants, la production peut être organisée par lots afin de permettre des contrôles et validations progressifs.
Pourquoi confier la saisie de vos documents comptables à Be Solutions ?
Be Solutions accompagne depuis plus de 10 ans des entreprises dans l’externalisation de travaux de saisie et de traitement de données.
Les missions sont réalisées par notre équipe offshore à Madagascar, formée aux outils bureautiques, à la saisie de données et au respect de procédures définies par les clients.
Cette organisation permet de traiter aussi bien des opérations ponctuelles que des flux réguliers, sans multiplier les intervenants ou sous-traitants.
La méthode repose sur trois principes : des consignes définies avant la production, un suivi de la mission et un contrôle des données avant livraison.
Vous conservez ainsi la maîtrise de vos règles métier tandis que Be Solutions prend en charge les tâches de saisie qui mobilisent inutilement vos équipes.
Saisie comptable externalisée : quelle est la limite de notre intervention ?
L’expression « saisie comptable externalisée » peut recouvrir des prestations très différentes.
Chez Be Solutions, elle désigne exclusivement la saisie et le traitement administratif des informations contenues dans des documents utilisés dans le processus comptable .
Nous pouvons récupérer, retranscrire, classer, structurer et intégrer des données en suivant les instructions fournies.
En revanche, Be Solutions ne réalise pas de mission d’expertise comptable et ne se substitue pas à votre comptable ou à votre expert-comptable.
Nous n’assurons notamment pas la détermination autonome des comptes à utiliser, la validation des écritures, la révision comptable, l’établissement des comptes annuels, les déclarations fiscales ou le conseil comptable et fiscal.
Votre service comptable ou votre professionnel agréé reste responsable des opérations comptables et de leur validation.
Cette organisation permet justement de dissocier la tâche de saisie de la mission comptable : les opérations répétitives de traitement des documents peuvent être déléguées, tandis que les compétences comptables restent entre les mains des professionnels concernés.
Saisie de documents comptables pour les entreprises françaises et belges
Be Solutions travaille avec des entreprises européennes ayant besoin de déléguer des tâches de saisie à une équipe externalisée.
En France, on parle généralement de saisie de documents comptables, de saisie de factures ou de saisie comptable externalisée.
En Belgique, le terme encodage comptable ou encodage de factures est également couramment employé.
Quel que soit le vocabulaire utilisé, notre périmètre reste le même : Be Solutions traite les documents et les données selon les instructions du client, sans prendre en charge les missions comptables réglementées.
Les entreprises françaises et belges peuvent ainsi externaliser une partie de leur back-office documentaire à Madagascar tout en conservant leurs processus comptables et leur professionnel de référence en Europe.
Comment démarrer une mission de saisie de documents comptables ?
Le moyen le plus simple consiste à nous transmettre quelques exemples représentatifs de vos documents.
Nous pouvons alors évaluer leur format, les informations à récupérer, le niveau de contrôle demandé et le volume à traiter.
À partir de ces éléments, Be Solutions définit avec vous une méthode de traitement et vous propose un devis adapté à une mission ponctuelle ou récurrente.
Vous souhaitez réduire le temps consacré à la saisie de vos factures et documents comptables ? Contactez Be Solutions pour nous présenter votre flux de documents et obtenir une estimation personnalisée.
FAQ – Externalisation de la saisie de documents comptables
Be Solutions réalise-t-elle la comptabilité de mon entreprise ?
Non. Be Solutions intervient sur la saisie, l’extraction et la structuration des informations contenues dans vos documents. La tenue comptable, l’imputation, la validation des écritures, la fiscalité et les autres missions comptables restent assurées par votre entreprise ou par le professionnel compétent.
Peut-on vous confier la saisie de factures fournisseurs ?
Oui. Nous pouvons récupérer les informations présentes sur vos factures fournisseurs et les reporter dans le fichier ou l’environnement défini avec votre entreprise. Les champs à saisir et les contrôles à effectuer sont déterminés avant le lancement de la mission.
Pouvez-vous traiter plusieurs centaines ou milliers de documents ?
Oui. La prestation peut être organisée pour un besoin ponctuel important ou pour un flux récurrent. L’équipe et le rythme de traitement sont adaptés au volume et aux délais définis lors du cadrage.
Travaillez-vous directement dans nos outils ?
Selon l’outil et les modalités d’accès, nos équipes peuvent travailler dans vos fichiers Excel ou Google Sheets ainsi que dans certaines interfaces et logiciels métiers. Le processus et les droits d’accès nécessaires sont définis avant le démarrage.
Comment est calculé le tarif d’une saisie de documents comptables ?
Le tarif dépend principalement du volume, du type de documents, du nombre d’informations à récupérer, de leur lisibilité, des contrôles demandés, du format de restitution et de la fréquence de la mission. Un devis personnalisé peut être établi après analyse d’un échantillon.
