Réceptionner les factures, récupérer les informations utiles, contrôler la présence des références attendues, classer les documents et mettre à jour les outils de suivi mobilise du temps chaque semaine. Lorsque le nombre de fournisseurs augmente, ces tâches répétitives peuvent rapidement peser sur les équipes administratives et comptables.
Be Solutions prend en charge le traitement administratif de vos factures selon les procédures définies par votre entreprise. Nos opérateurs peuvent intervenir depuis la réception des documents jusqu’à leur préparation pour vos équipes internes : saisie, contrôle selon vos règles, classement, indexation et mise à jour de vos fichiers ou outils.
Notre intervention reste centrée sur le traitement des documents et des données. La validation comptable, l’imputation des écritures et les décisions fiscales restent sous la responsabilité de votre entreprise ou de son professionnel comptable.
Vous traitez chaque mois plusieurs dizaines, centaines ou milliers de factures fournisseurs ? Confiez-nous un échantillon de votre flux pour étudier les tâches qui peuvent être externalisées.
Qu’est-ce que le traitement des factures fournisseurs ?
Le traitement des factures fournisseurs regroupe toutes les opérations réalisées entre la réception d’une facture d’achat et sa transmission aux collaborateurs chargés de la valider ou de poursuivre son traitement.
Dans de nombreuses entreprises, une facture doit être ouverte ou téléchargée, identifiée, rapprochée d’un fournisseur, saisie dans un tableau ou un outil, classée puis transmise au bon interlocuteur.
Ces opérations sont indispensables, mais elles ne nécessitent pas toutes une compétence comptable.
Be Solutions peut prendre en charge les étapes répétitives lorsqu’elles peuvent être décrites dans une procédure précise.
Votre équipe conserve ainsi la maîtrise des décisions et validations tandis que nos opérateurs assurent l’exécution du processus administratif.
Quelles tâches liées aux factures fournisseurs peut-on externaliser ?
Le périmètre est défini selon votre organisation et les informations disponibles.
Be Solutions peut notamment prendre en charge :
- la récupération ou la réception des factures dans le canal prévu ;
- l’identification du fournisseur et du document ;
- la saisie des informations figurant sur la facture ;
- la vérification de la présence des références demandées ;
- la recherche d’un numéro de commande selon vos données ;
- la détection de doublons selon les critères que vous fournissez ;
- le renommage, l’indexation et le classement des fichiers ;
- la mise à jour d’un tableau ou d’un outil de suivi ;
- l’affectation d’un statut selon votre procédure ;
- la transmission du document au collaborateur ou service concerné.
Chaque étape repose sur des règles définies avant le démarrage de la mission.
Be Solutions ne détermine pas de façon autonome la manière dont une facture doit être comptabilisée.
Quelles données peuvent être saisies sur une facture fournisseur ?
La saisie des factures fournisseurs peut porter sur toutes les informations nécessaires à votre processus administratif.
Nous pouvons par exemple récupérer le nom du fournisseur, son identifiant interne, le numéro de facture, la date d’émission, la date d’échéance, le numéro de commande, les montants HT, les montants de TVA figurant sur le document, le montant TTC, la devise ou différentes références métier.
La liste exacte des champs est définie avec vous.
Les données sont ensuite saisies dans le format prévu : tableau Excel, fichier CSV, Google Sheets, fichier structuré ou, lorsque les conditions techniques le permettent, directement dans votre application métier.
Cette organisation permet d’éviter une seconde ressaisie par vos collaborateurs.
Comment fonctionne notre processus de traitement des factures fournisseurs ?
Un processus de traitement des factures fournisseurs efficace doit avant tout être reproductible.
Avant de commencer la production, nous analysons avec vous quelques documents représentatifs et votre méthode actuelle.
Nous identifions les informations à récupérer, les contrôles nécessaires, les cas particuliers et le résultat attendu.
Une procédure est ensuite définie pour chaque situation courante.
Par exemple, lorsqu’une facture contient toutes les informations requises, elle peut suivre le circuit normal. Si un numéro de commande manque, si le document est illisible ou si une correspondance ne peut pas être trouvée, la facture peut être placée dans un statut spécifique pour contrôle interne.
Cette gestion des exceptions évite qu’un opérateur prenne lui-même une décision qui relève de votre entreprise.
Comment contrôler les factures fournisseurs avant leur transmission ?
Be Solutions peut réaliser des contrôles administratifs à partir de critères préalablement définis.
Il peut s’agir de vérifier la présence d’un numéro de facture, d’une date, d’un fournisseur connu, d’une référence de commande ou de certains montants.
Le contrôle consiste à comparer les informations présentes sur le document avec les données et règles mises à disposition par le client.
Lorsqu’une anomalie est identifiée, elle est signalée ou classée selon la procédure convenue.
Cette étape permet à vos collaborateurs de concentrer leur attention sur les dossiers nécessitant réellement une vérification.
Peut-on détecter les doublons dans les factures fournisseurs ?
Oui, lorsque le client fournit les critères nécessaires.
Une règle peut par exemple comparer le fournisseur, le numéro de facture, la date et le montant avec les informations déjà enregistrées.
Lorsqu’une correspondance potentielle apparaît, le document peut être marqué comme doublon possible et transmis pour validation.
Be Solutions ne décide pas de supprimer ou de rejeter une facture : nous signalons l’anomalie selon votre procédure.
Peut-on rapprocher une facture fournisseur d’un bon de commande ?
Certaines vérifications peuvent être effectuées lorsque les données nécessaires sont disponibles.
Si vos factures comportent un numéro de commande, notre équipe peut par exemple rechercher cette référence dans le fichier ou l’environnement prévu.
La procédure peut également préciser les informations à vérifier et les actions à réaliser lorsqu’une référence est absente.
Cette préparation facilite ensuite le travail de vos équipes sans transformer notre intervention en mission comptable.
Comment gérer un volume important de factures fournisseurs ?
Le traitement externalisé est particulièrement adapté aux entreprises recevant régulièrement un volume important de documents.
La mission peut être organisée quotidiennement, plusieurs fois par semaine ou par lots.
Pour un volume récurrent, Be Solutions dimensionne l’équipe de production en fonction du nombre de factures, de leur complexité, des contrôles demandés et des délais attendus.
Nous pouvons également intervenir ponctuellement lorsqu’une entreprise doit absorber un retard ou un pic de documents.
L’organisation peut ensuite évoluer si vos volumes augmentent.
Quels formats de factures pouvons-nous traiter ?
Les factures peuvent provenir de différentes sources : fichiers PDF, scans, documents numériques, images ou exports issus d’une plateforme.
La méthode de traitement est adaptée à la qualité et à la structure des documents.
Lorsque les factures sont homogènes, une partie de l’extraction peut éventuellement être automatisée. Pour des documents plus variables ou lorsque les informations nécessitent une vérification, le contrôle humain conserve toute son utilité.
Be Solutions peut ainsi s’intégrer dans un processus combinant extraction automatique et vérification manuelle.
Où sont saisies les données des factures fournisseurs ?
Nous nous adaptons autant que possible à votre organisation existante.
Les informations peuvent être restituées dans un fichier Excel, CSV ou Google Sheets, intégrées dans un modèle fourni ou saisies dans certaines interfaces métier lorsque les accès et les conditions de sécurité le permettent.
Avant le démarrage, nous définissons précisément le support utilisé, les champs obligatoires, les droits d’accès et les actions autorisées.
Le but est que les informations traitées puissent être utilisées immédiatement par vos équipes.
Pourquoi externaliser la gestion des factures fournisseurs ?
La gestion des factures fournisseurs comporte de nombreuses tâches répétitives qui peuvent mobiliser des collaborateurs dont la valeur ajoutée se situe ailleurs.
Externaliser la préparation des documents permet de réserver le temps de vos équipes internes aux contrôles, validations et décisions nécessitant leur expertise.
Cela permet également d’absorber plus facilement une augmentation du nombre de fournisseurs ou des périodes de forte activité.
Votre entreprise conserve ses outils, ses procédures et son circuit de validation. Be Solutions intervient comme équipe d’exécution sur les opérations qui peuvent être standardisées.
Pourquoi confier vos factures fournisseurs à Be Solutions ?
Be Solutions accompagne depuis plus de 10 ans des entreprises dans l’externalisation de travaux de saisie, de traitement et de structuration de données.
Notre production est assurée par une équipe internalisée à Madagascar, ce qui permet d’organiser des missions ponctuelles comme des processus récurrents.
Chaque projet repose sur des consignes définies, une méthode de production et des contrôles avant livraison.
Nous pouvons ainsi traiter un simple besoin de saisie de factures fournisseurs ou prendre en charge un circuit documentaire plus complet lorsque votre organisation le permet.
Traitement des factures fournisseurs et comptabilité : où s’arrête notre intervention ?
Be Solutions intervient sur le traitement administratif et documentaire.
Nous pouvons saisir les informations présentes sur une facture, contrôler leur présence selon vos règles, organiser les documents ou préparer les données pour votre service comptable.
En revanche, nous ne réalisons pas la tenue de la comptabilité, la détermination autonome des comptes à utiliser, la validation des écritures, la révision comptable ou les déclarations fiscales.
Les opérations relevant de la comptabilité restent sous la responsabilité de votre entreprise ou de son professionnel comptable.
Cette séparation permet d’externaliser les tâches répétitives sans déléguer les décisions nécessitant une compétence comptable.
Comment externaliser votre traitement de factures fournisseurs ?
La première étape consiste à nous transmettre quelques documents représentatifs et à nous présenter votre circuit actuel.
Nous identifions ensuite les opérations pouvant être externalisées, les règles applicables et les éventuels cas particuliers.
Un test permet de valider la méthode avant de mettre en place le traitement régulier.
Vous souhaitez réduire le temps consacré au traitement de vos factures fournisseurs ? Contactez Be Solutions pour étudier votre flux et obtenir une proposition adaptée à votre volume.
FAQ sur l’externalisation des factures fournisseurs
Quelle différence entre saisie et traitement des factures fournisseurs ?
La saisie consiste principalement à récupérer les données présentes sur la facture. Le traitement peut comprendre d’autres opérations : contrôle selon une procédure, classement, identification de doublons, recherche de références et mise à jour du workflow.
Pouvez-vous traiter les factures d’achat ?
Oui. Les factures d’achat et autres documents fournisseurs peuvent être intégrés au processus dès lors que les informations à traiter et les règles sont définies.
Pouvez-vous contrôler les factures par rapport aux commandes ?
Oui, lorsqu’une base de référence et une procédure de contrôle sont fournies par votre entreprise.
Pouvez-vous travailler directement dans notre outil ?
Cela dépend du logiciel, des accès disponibles et des conditions de sécurité. Lorsque cela est possible, notre équipe peut intervenir directement dans certaines interfaces métier.
Be Solutions valide-t-elle les factures comptablement ?
Non. Nous réalisons les opérations administratives et documentaires définies avec le client. La validation comptable et financière reste assurée par votre entreprise ou le professionnel compétent.
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